Learning by Doing

MInggu ini acaranya disibukkan dengan masalah sesindo (http://websi.its-sby.edu/sesindo/), mulai dari nge-fix-in desain brosur, nyetak brosur, ampe pengiriman dan penyebaran brosur dan undangan juga. Karena persiapannya yang selalu diundur-undur, jadinya ya gini nih semua serba mepet-mepet banget. Nah pas mau ngeprint undangan, baru terpikir kenapa ga pke mail merge aja ya? Masak harus nulisin nama undangan satu-satu, capek deh.. kalo cuma satu ato dua sih ga masalah, nah kalo ratusan ato ribuan kan bisa berabe.

Undangannya aku buat pake Microsoft Word 2007. Dulu aku sebel banget sama Ms. Word 2007, habis ribet nyari menu-menunya. Mo ngubah satuan dari inci ke centimeter aja setengah mati nyarinya (hiberbola dikit ), sebenernya sih karena blom terbiasa aja jd ga tau letak menunya dimana (dan males mau baca helpnya ). Trus kemaren sempet bingung juga, wah dmn nih menu mail merge kan blom pernah buat mail merge pake Ms. Word 2007.Trus mulai deh klik sana kli sini, eh ternyata ada di menu Mailing, disitu dah ada menu Start Mail Merge. Nah disitu ada beberapa pilihan menu lagi, yaitu Letters, Email Messages, Envelopes, Labels, Directory, Normal Word Document, sama Step by Step Mail Merge Wizard. Karena bingung mau milih yg mana akhirnya aku pilih yang Step by Step Mail Merge Wizard aja. Mungkin biar lebih jelas aku tulisin step-stepnya disini aja. Sapa tau juga suatu saat nanti aku lupa, hehe

• Pertama aku buat dulu list orang-orang yang mau dikirimi undangan pke Ms. Excel 2007 (ga harus excel kok). Trus aku buat draft undangannya pke Ms. Word 2007.
• Setelah itu, baru mulai Step by Step Mail Merge Wizard (Mailing-Start Mail Merge-Step by Step Mail Merge Wizard)
• Di sisi sebelah kanan Ms. Word 2007 akan terlihat menu untuk mail merge.
• Pertama Select document type, disitu ada beberapa tipe dokumen dan penjelasan mengenai masing-masing tipe, karena ini bentuknya surat undangan aku pilih Letters.
• Kemudian klik Next: Starting document
• Setelah itu Select Starting document, aku pilih Use the current document karena dokumen yang aku gunakan adalah dokumen yang sedang terbuka.
• Kemudian klik Next: Select recipient
• Karena aku sudah membuat daftar penerimanya pke Excel, maka aku pilih Use an existing list kemudian klik browse
• Kemudian akan ditampilkan dialog box untuk memilih dokumen yang akan digunakan, tinggal nyari dimana tadi filenya disimpan.
• Kemudian klik Next: Write your letter, terus pada menu Insert Merge Field pilih bagian mana yang akan di masukkan. Cukup menggunakan 1 file excel untuk memasukkan beberapa field pada mail merge, misalnya nama, jurusan, dll.

• Lalu langsung klik aja Next: Preview your letter, kita bisa melihat apakah nama-nama penerimanya sudah benar.
• Kalau memang sudah sesuai dengan yang kita inginkan, maka pekerjaan selesai, klik Next: Complete the merge. Terakhir akan ada pilihan menu untuk print dan edit.

Oke deh, selamat mencoba.. Semoga tulisan sederhana ini bermanfaat